سامانهٔ مؤدیان برای کسب‌وکارها — مسیر کامل از صدور تا ارسال

اگر تازه با تکلیف صورتحساب الکترونیکی روبه‌رو شده‌اید، خبر خوب این است: کل ماجرا چهار ایستگاه بیشتر ندارد. یک‌بار وصل می‌شوید، بعد هر فروش را درست صادر می‌کنید، می‌فرستید و وضعیتش را دنبال می‌کنید — و اگر اشتباهی شد، راهِ رسمیِ اصلاح دارد.

ایستگاه ۱ — اتصال (یک‌بار برای همیشه)

چهار قدم: ساختن کلید امضا، ثبت کلید عمومی در کارپوشه، وارد کردن شناسهٔ حافظهٔ مالیاتی (که از کارپوشه می‌گیرید)، و آزمایش اتصال. جزئیات هر قدم: کلید عمومی و خصوصی و شناسهٔ یکتای حافظهٔ مالیاتی.

ایستگاه ۲ — صدور درست

دو تصمیم در هر فاکتور رسمی:

• نوع صورتحساب: خریدارِ دارای هویت اقتصادی → «نوع اول» (اعتبار مالیاتی ارزش افزوده برای خودش)؛ مصرف‌کنندهٔ نهایی → «نوع دوم». هویتِ حدسی نسازید — نوعِ درست را انتخاب کنید (تفاوت نوع اول و دوم).
• شناسهٔ کالا/خدمت روی هر ردیف: نرخ ارزش افزوده هم از همین شناسه می‌آید (شناسهٔ کالا چیست؟).

و یک تفکیک مهم: فاکتور داخلی برای دفاتر خودتان است و به سازمان نمی‌رود؛ فاکتور رسمی است که ارسال می‌شود. این تفکیک، مغایرتِ بعدی را از اساس حذف می‌کند.

ایستگاه ۳ — ارسال و پیگیری

صورتحساب امضاشده ارسال می‌شود و سازمان جواب می‌دهد: پذیرفته، در حال بررسی، یا ردشده. دو عادتِ طلایی:

1. ارسال، همان روز صدور. مهلت‌های رسمی را از کارپوشه و اطلاعیه‌های سازمان دنبال کنید؛ ولی وقتی ارسالْ عادتِ روزانه باشد، «مهلت» هیچ‌وقت مسئله نمی‌شود.
2. ردشده‌ها را همان هفته ببندید. صورتحساب ردشده هنوز در پروندهٔ شما ثبت نشده — رفع اشکال و ارسال دوباره (چرا رد می‌شود؟).

ایستگاه ۴ — اصلاح، به راهِ رسمی

اشتباه پیش می‌آید؛ مهم سندِ درست است: اصلاحیه برای مبلغ/اقلام غلط، برگشتی برای مرجوعی، ابطالی برای صورتحسابی که از پایه نباید صادر می‌شد — همه با ارجاع به صورتحساب اصلی، تا پرونده تمیز بماند (راهنمای کامل).

در دیجی‌اینویس این کار چطور انجام می‌شود؟

• اتصال، چهار قدمِ راهنمایی‌شده در «کارتابل مؤدیان» است — با «آزمایش اتصال» در پایان.
• روی فاکتور رسمی، «بررسی و اعتبارسنجی» اشکال‌ها را پیش از ارسال به فارسی می‌گوید؛ شناسهٔ کالا یک‌بار روی کالا ثبت می‌شود و خودش می‌آید.
• وضعیت هر ارسال جلوی همان فاکتور و در کارتابل می‌ماند و اصلاحیه/برگشتی/ابطالی از روی خودِ صورتحساب ساخته می‌شوند.
• مسیر تصویری: ویدئوی «فاکتور رسمی و ارسال به سازمان» و راهنمای «صدور فاکتور رسمی» داخل برنامه.

جمع‌بندی

سامانهٔ مؤدیان برای کسب‌وکار یعنی همین چهار ایستگاه: وصل شو، درست صادر کن، بفرست و دنبال کن، و اشتباه را با سند رسمی اصلاح کن. ابزار درست، سه ایستگاهِ آخر را روزمره و بی‌دردسر می‌کند — و ایستگاه اول را یک‌بار برای همیشه.