کلید عمومی و خصوصی سامانهٔ مؤدیان — از کجا بیاوریم و کجا ثبت کنیم؟

برای اینکه سازمان امور مالیاتی مطمئن شود صورتحساب را واقعاً «شما» فرستاده‌اید، هر ارسال باید امضای دیجیتال داشته باشد — و امضای دیجیتال یعنی یک جفت کلید. این راهنما بدون اصطلاحات فنی می‌گوید این دو کلید چیستند، از کجا می‌آیند و کجا ثبت می‌شوند.

دو کلید، دو نقش

• کلید خصوصی — مُهرِ شخصی شماست. صورتحساب‌ها با آن امضا می‌شوند و باید فقط نزد خودتان (داخل ابزار ارسال‌تان، رمزنگاری‌شده) بماند. هر کس آن را داشته باشد، می‌تواند به نام شما امضا کند.
• کلید عمومی — نیمهٔ قابلِ انتشار همان جفت است. آن را در کارپوشهٔ مؤدی ثبت می‌کنید تا سازمان بتواند امضای هر ارسال شما را با آن تأیید کند.

قاعدهٔ ساده: خصوصی می‌ماند، عمومی می‌رود کارپوشه.

راه اول: ابزارتان جفت‌کلید را بسازد

ساده‌ترین مسیر برای بیشتر کسب‌وکارها: نرم‌افزار ارسال‌کننده، جفت‌کلید را خودش تولید می‌کند؛ شما فقط کلید عمومی را کپی می‌کنید و در کارپوشه ثبت می‌کنید. نه فایلی باید بسازید، نه چیزی نصب کنید.

راه دوم: استخراج از گواهی امضا / مهر سازمانی

اگر از قبل گواهی امضای دیجیتال یا مهر سازمانی دارید، کلید عمومی از خودِ گواهی استخراج و در کارپوشه بارگذاری می‌شود. سازمان برای همین مسیر راهنمای رسمی و تصویری دارد — «راهنمای استخراج کلید عمومی از امضای دیجیتال/مهر سازمانی و بارگذاری آن در کارپوشه» (منبع پایین صفحه). اگر این مسیر را می‌روید، مرجع‌تان همان سند باشد، نه آموزش‌های غیررسمی.

ثبت در کارپوشه — و بعدش

کلید عمومی را در کارپوشهٔ مؤدی ثبت می‌کنید. از این لحظه، سازمان امضای ارسال‌های شما را می‌شناسد. اگر روزی کلید عوض شود (گم شدن، جابه‌جایی نرم‌افزار، احتیاط امنیتی)، جفتِ تازه می‌سازید و کلید عمومی جدید را ثبت می‌کنید — ارسال‌های قبلی معتبر می‌مانند.

در دیجی‌اینویس این کار چطور انجام می‌شود؟

• در «کارتابل مؤدیان»، دکمهٔ «تولید کلید RSA-2048» جفت‌کلید را همان‌جا می‌سازد؛ کلید خصوصی بلافاصله رمزنگاری‌شده ذخیره می‌شود و فقط یک‌بار قابل دانلود است — همان قاعدهٔ «خصوصی می‌ماند».
• «کپی کلید عمومی» متنِ آماده برای کارپوشه را می‌دهد و راهنمای تصویریِ ثبت در کارپوشه هم کنارش هست.
• بعد از ثبت شناسهٔ حافظهٔ مالیاتی، «آزمایش اتصال» با یک دکمه می‌گوید همه‌چیز درست به هم وصل شده یا نه.
• اگر گواهی امضای خودتان را دارید، همان‌جا گزینهٔ «گواهی امضای خودم را دارم» مسیر دوم را باز می‌کند.

مسیر عملی داخل برنامه: راهنمای «اتصال به سامانه مودیان»، و برای دیدن ارسال در عمل، ویدئوی «فاکتور رسمی و ارسال به سازمان».

جمع‌بندی

جفت‌کلید، شناسنامهٔ امضای شماست: خصوصی پیش خودتان، عمومی در کارپوشه. یا بگذارید ابزارتان بسازد و فقط کپی-ثبت کنید، یا از گواهی امضای‌تان طبق راهنمای رسمی استخراج کنید — و بعد از ثبت، با یک آزمایش اتصال خیال‌تان را راحت کنید.