خطای «شناسه کالا نامعتبر است» در سامانهٔ مؤدیان — علت و رفع قدم‌به‌قدم

اگر موقع ارسال صورتحساب پیام «شناسه کالا نامعتبر است» گرفته‌اید، مشکل تقریباً همیشه یکی از این سه چیز است: شناسهٔ ردیف خالی است، اشتباه تایپ شده، یا شناسه‌ای انتخاب شده که به آن کالا نمی‌خورد. هر سه قابل رفع‌اند — بدون نیاز به هیچ ابزار فنی.

شناسهٔ کالا/خدمت اصلاً چیست؟

سازمان امور مالیاتی برای هر کالا و خدمت یک کد در فهرست رسمی خودش دارد. وقتی صورتحساب الکترونیکی می‌فرستید، هر ردیف باید بگوید «من چه کالایی هستم» — با همین شناسه. دو نوع دارد:

• شناسهٔ عمومی: برای گروه‌های کالایی؛ وقتی کالای شما شناسهٔ اختصاصی ندارد، از شناسهٔ عمومیِ گروهش استفاده می‌کنید.
• شناسهٔ اختصاصی: برای کالای مشخصِ یک تولیدکننده یا واردکننده صادر می‌شود و اگر وجود دارد، همان مبناست.

سازمان در اطلاعیهٔ رسمی خود بر درج شناسهٔ صحیح تأکید کرده است — شناسهٔ سرسری، حتی اگر ارسال از سد اعتبارسنجی بگذرد، بعداً در رسیدگی مسئله می‌سازد (منبع در پایین صفحه).

رفع خطا در سه قدم

قدم ۱ — پیدا کنید کدام ردیف است. پیام خطا به ردیفِ مشکل‌دار اشاره دارد؛ در ابزارهای درست، همان ردیف نشانه‌گذاری می‌شود.

قدم ۲ — شناسهٔ درست را انتخاب کنید. از فهرست رسمی، شناسهٔ اختصاصی کالا (اگر دارد) یا نزدیک‌ترین شناسهٔ عمومی گروه را بردارید. اگر برای کالای شما هیچ شناسه‌ای فراهم نیست، سازمان برای همین حالت مسیر رسمی تعریف کرده — پرسش‌وپاسخ رسمی آن در منابع همین مقاله است.

قدم ۳ — شناسه را روی خودِ کالا ثبت کنید، نه فقط روی این فاکتور. اگر شناسه فقط روی همین فاکتور اصلاح شود، فاکتور بعدیِ همان کالا دوباره رد می‌شود.

در دیجی‌اینویس این کار چطور انجام می‌شود؟

• شناسهٔ کالا/خدمت یک‌بار روی خود کالا ثبت می‌شود («کالا و خدمات» ← ویرایش کالا). از آن به بعد هر فاکتوری که آن کالا را دارد، شناسه و نرخ ارزش افزوده‌اش را خودش می‌آورد.
• فهرست شناسه‌های رسمی داخل برنامه قابل جستجوست — لازم نیست بین سایت‌ها بگردید.
• پیش از ارسال، دکمهٔ «بررسی و اعتبارسنجی» ردیف‌های بدون شناسه را بند‌به‌بند نشان می‌دهد و دکمهٔ «تکمیل شناسه کالا/خدمت ردیف‌ها» مستقیم به نقطهٔ رفع می‌برد — خطا قبل از رسیدن به سازمان گرفته می‌شود.

مسیر تصویری: ویدئوی «ثبت مشتری و کالا» و ویدئوی «فاکتور رسمی و ارسال به سازمان».

جمع‌بندی

خطای شناسهٔ نامعتبر یعنی «این ردیف خودش را درست معرفی نکرده». شناسهٔ درست را از فهرست رسمی انتخاب کنید، روی خودِ کالا ثبتش کنید تا برای همیشه حل شود، و ابزاری به کار ببرید که پیش از ارسال همین را کنترل می‌کند. نرخ ارزش افزوده هم از همین شناسه می‌آید — ادامهٔ ماجرا را در «نرخ ارزش افزودهٔ روی فاکتور از کجا می‌آید؟» بخوانید.