ابطال صورتحساب‌های سامانهٔ قبلی: وقتی صورتحساب قدیمی اشتباه بوده

اگر پیش از این با سامانهٔ قبلی صورتحساب به سامانهٔ مؤدیان فرستاده‌اید، آن صورتحساب‌ها گم نشده‌اند. در دیجی اینویس صفحه‌ای به اسم «فاکتورهای سامانهٔ قبلی» دارید که همه‌شان را نشان می‌دهد. چند نفر از کاسب‌هایی که از سامانهٔ قبلی آمده‌اند یک سؤال مشترک داشتند: «یکی از آن صورتحساب‌ها اشتباه بوده. حالا که آن سامانه را ندارم، چطور باطلش کنم؟»

جواب این است که حالا از همین صفحه می‌شود. این مقاله قدم‌به‌قدم نشان می‌دهد چطور، و چه حفاظ‌هایی جلوی ابطال اشتباهی را می‌گیرد.

صورتحساب‌های قدیمی کجا هستند؟

از بخش فاکتورها، صفحهٔ «فاکتورهای سامانهٔ قبلی» را باز کنید. کنار هر صورتحساب یکی از این دو برچسب را می‌بینید:

• ثبت‌شده نزد سازمان: این صورتحساب به سامانهٔ مؤدیان رسیده و آنجا ثبت شده است.
• نزد سازمان ثبت نشده: این صورتحساب هیچ‌وقت در سامانه ثبت نشده است.

فرق این دو مهم است، چون فقط صورتحسابی را می‌شود باطل کرد که نزد سازمان ثبت شده باشد.

صورتحسابی که ثبت نشده

روی صورتحسابی با برچسب «نزد سازمان ثبت نشده» بزنید. پنجرهٔ جزئیات به‌جای دکمهٔ ابطال یک جملهٔ روشن نشان می‌دهد که چرا چیزی برای ابطال نیست. دکمهٔ خاموش بی‌توضیح نمی‌بینید.

صورتحسابی که ثبت شده

روی صورتحسابی با برچسب «ثبت‌شده نزد سازمان» بزنید. پیش از اینکه دکمهٔ ابطال را نشان بدهیم، وضعیت همین صورتحساب را همان لحظه از سازمان می‌پرسیم. دلیلش ساده است: شاید این صورتحساب قبلاً جای دیگری باطل شده باشد، و این را فقط خود سازمان می‌داند.

• اگر سازمان جواب داد که قابل ابطال است، دکمه را می‌بینید و پنجرهٔ تأیید هم همین را می‌گوید.
• اگر سازمان گفت قبلاً باطل شده، دکمه‌ای نمی‌بینید.
• اگر پرسش ما به جواب نرسید، مثلاً سامانه در آن لحظه در دسترس نبود، دکمه همچنان هست ولی صریح می‌نویسد: «وضعیت این صورتحساب از سازمان استعلام نشد؛ اگر ادامه دهید، خود سازمان پذیرش یا رد را اعلام می‌کند.» تصمیم با شماست، روی چیزی که واقعاً می‌دانیم.

ابطال، قدم‌به‌قدم

دکمهٔ «ابطال این صورتحساب در سامانهٔ مؤدیان» مستقیم چیزی نمی‌فرستد. اول یک پنجرهٔ تأیید باز می‌شود که سه چیز دارد:

1. تاریخ ابطال. ابطال یک سند تازه است با تاریخ خودش. صورتحساب قدیمی شاید ماه‌ها پیش صادر شده باشد، ولی ابطالش امروز یا روزی است که شما می‌گویید. پیش‌فرض امروز است و پنجره فقط تاریخ‌هایی را می‌پذیرد که مجاز است.
2. تأیید تایپی. باید کلمهٔ «ابطال» را خودتان تایپ کنید. تا این کار را نکنید، دکمهٔ نهایی فعال نمی‌شود.
3. هشدار روشن. پنجره می‌گوید ابطال برگشت‌پذیر نیست و هر بار فقط یک صورتحساب باطل می‌شود.

وقتی دکمهٔ «ابطال در سامانهٔ مؤدیان» را بزنید، درخواست به سازمان می‌رود. روی کارت آن صورتحساب اول «در حال ابطال» و پس از جواب سازمان «ابطال‌شده» نوشته می‌شود.

چرا هر بار فقط یکی؟

ابطال کاری جدی است و برنمی‌گردد. اگر یک درخواست ابطال هنوز در راه باشد، تا جواب سازمان به آن نرسیده، ابطال صورتحساب دیگری شروع نمی‌شود و پنجره دلیلش را می‌گوید. این جلوی ابطال‌های پشت‌سرهم و اشتباهی را می‌گیرد، مخصوصاً وقتی چند صورتحساب شبیه هم دارید.

ببینید و امتحان کنید

• درس ویدئویی: یک صورتحساب ثبت‌نشده، یک ثبت‌شده، و پنجرهٔ تأیید ابطال، در حدود دو دقیقه: درس ۵۰ — ابطال صورتحساب‌های بایگانی سامانهٔ قبلی
• ابطال صورتحساب‌های معمولی: درس ابطال صورتحساب و اثر ابطال در دفاتر و گزارش‌ها
• در برنامه: فاکتورهای سامانهٔ قبلی
• ابزار رایگان: استعلام وضعیت مؤدیان

پرسش‌های پرتکرار

همهٔ صورتحساب‌های سامانهٔ قبلی را می‌شود باطل کرد؟ فقط آن‌هایی که نزد سازمان ثبت شده‌اند و سازمان آن‌ها را قبلاً باطل‌شده اعلام نکرده است. برای بقیه، پنجره دلیلش را با یک جمله می‌گوید.

تاریخ ابطال باید همان تاریخ صورتحساب قدیمی باشد؟ نه. ابطال سند تازه‌ای است با تاریخ خودش. پیش‌فرض امروز است و در محدوده‌ای که پنجره اجازه می‌دهد می‌توانید روز دیگری انتخاب کنید.

اگر سازمان در دسترس نباشد چه می‌شود؟ دکمه همچنان هست ولی می‌بینید که وضعیت استعلام نشد. اگر ادامه دهید، خود سازمان درخواست را می‌پذیرد یا رد می‌کند.

ابطال اشتباهی را می‌شود برگرداند؟ نه. پنجرهٔ تأیید هم همین را می‌گوید، و به همین دلیل باید کلمهٔ «ابطال» را خودتان تایپ کنید.

صفحهٔ فاکتورهای سامانهٔ قبلی را نمی‌بینم؟ اگر بایگانی شما مدتی استفاده نشده، به‌صورت رمزگذاری‌شده و امن نگهداری می‌شود. به پشتیبانی پیام بدهید تا در همان صفحه برایتان باز شود.