چطور صورتحساب ابطالی را در سامانه مؤدیان بدون رد شدن ثبت کنیم؟
ارسال صورتحساب ابطالی مؤدیان برای وقتی است که یک فاکتور فروش مرجع (اصلی یا اصلاحی) باید به‌طور کامل بی‌اعتبار شود: معامله انجام نشده، قرارداد فسخ شده یا اطلاعات پایهٔ فاکتور غلط است. فاکتور قبلی را حذف نمی‌کنید؛ یک صورتحساب تازه از نوع «ابطالی» صادر می‌کنید و شمارهٔ مرجع (RefId) فاکتور اولیه را در آن می‌نویسید.
این روش طبق قانون مالیات بر ارزش افزوده و دستورالعمل‌های سازمان امور مالیاتی در سامانه intamedia.ir تعیین شده است. نتیجه‌اش این است که اثر مالی و مالیاتی فاکتور اول در کارپوشهٔ هر دو طرف خنثی می‌شود.
ابطال کی لازم است و اصلاحی کی کافی است؟
در سامانهٔ مؤدیان، فاکتوری را که یک بار فرستاده‌اید و ثبت شده، نه می‌شود مستقیم ویرایش کرد و نه پاک. پس اگر معامله به‌کلی لغو شود یا اقلام اصلی مثل شناسهٔ کالا یا کد ملی خریدار اشتباه درج شده باشد، صادرکننده موظف است صورتحساب ابطالی صادر کند.
| نوع صورتحساب | کاربرد اصلی | قابلیت تغییر شناسه کالا / خریدار | اثر بر فاکتور مرجع |
|---|---|---|---|
| اصلاحی | تغییر مبالغ، تعداد یا اقلام بدون تغییر خریدار | خیر | تعدیل مبالغ فاکتور اصلی |
| برگشت از فروش | عودت بخشی از کالا یا خدمات | خیر | کاهش تعداد یا مبلغ |
| ابطالی | لغو کامل معامله یا اصلاح اطلاعات پایه | بلی (با صدور فاکتور جدید پس از ابطال) | بی اثر کردن کامل فاکتور مرجع |
اگر جای اصلاحی و ابطالی را عوض کنید، دو اتفاق می‌افتد. اصلاحیِ فاکتوری که خریدارش باید عوض شود از طرف سامانه رد می‌شود. ابطالیِ فاکتوری که فقط تعدادش غلط بوده رد نمیشود، ولی دفتر کل و ثبت‌های حسابداری‌تان را بی‌دلیل دچار مغایرت میکند.
پیش از صدور: وضعیت فاکتور مرجع
اولین پیش‌نیاز، شمارهٔ مرجع، یعنی شمارهٔ منحصربهفرد مالیاتی ۲۲ رقمی فاکتوری است که می‌خواهید باطلش کنید. وضعیت تایید یا رد همان فاکتور را هم در کارپوشهٔ سازمان امور مالیاتی ببینید؛ ابطال فاکتوری که هنوز ثبت نهایی نشده به جایی نمی‌رسد.
طبق مقررات سامانهٔ مؤدیان در intamedia.ir، مهلت قانونی درج صورتحساب‌ها در کارپوشه و اعمال تغییرات، تا پایان مهلت صدور اظهارنامهٔ هر دورهٔ مالیاتی است. ابطال را به روزهای آخر دوره نیندازید.
در معاملات ارزی، معادل ریالی و نرخ ارز در فاکتور مرجع و ابطالی باید یکی باشد؛ این موضوع در فاکتور ارزی سامانه مؤدیان جداگانه بررسی شده است.
پنج گام ثبت ابطالی
- شمارهٔ مرجع را بردارید: از کارپوشه یا بخش مدیریت فاکتورهای نرم‌افزار حسابداری، شمارهٔ ۲۲ رقمی فاکتور اصلی را کپی کنید.
- نوع صورتحساب را تعیین کنید: در صفحهٔ «فاکتور فروش» دکمهٔ «صدور صورتحساب ارجاعی» را بزنید و نوع را روی «ابطالی» بگذارید.
- فاکتور مرجع را فرابخوانید: شمارهٔ ۲۲ رقمی را در «شماره منحصربهفرد مالیاتی مرجع» وارد کنید تا اقلام فاکتور قبلی بار شود.
- اعداد را دست نزنید: در ابطالی، مقادیر و مبالغ دقیقاً مطابق فاکتور مرجع درج می‌شوند و نیازی به تغییر دستی نیست. اگر دیدید باید عددی را عوض کنید، احتمالاً دنبال اصلاحی بوده‌اید.
- امضا و ارسال: فاکتور را با کلید خصوصی نرم‌افزارتان امضا کنید و به سامانهٔ مؤدیان بفرستید.
اگر هنگام ارسال با ناهمخوانی تاریخ‌ها روبه‌رو شدید، خطای تاریخ در سامانه مؤدیان را ببینید تا ابطالی به خاطر زمان‌بندی رد نشود.
یادداشت عملی — اشتباهی که زیاد می‌بینم این است که بعد از ابطال، صدور فاکتور درست را به بعد موکول می‌کنند و فروش برای مدتی در هیچ کارپوشه‌ای نیست. من ابطالی و فاکتور جایگزین را یک کار می‌دانم، نه دو کار: هر دو را در یک نشست آماده کنید و پشت سر هم بفرستید. پیش از آن هم یک بار شمارهٔ ملی خریدار درست را با خودش چک کنید تا ابطال دوم لازم نشود.
مثال: خریدار اشتباه یا دو قطعهٔ برگشتی؟
مثال. رضا مدیر یک شرکت بازرگانی قطعات خودرو است و فاکتوری به مبلغ ۵۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان برای خریدار فرستاده. بعد معلوم می‌شود شناسهٔ ملی ثبتشده در فاکتور متعلق به شرکت دیگری است. اطلاعات شناختی خریدار در صورتحساب اصلاحی قابل ویرایش نیست، پس رضا یک صورتحساب ابطالی با ارجاع به شمارهٔ پیگیری فاکتور اول صادر میکند تا تعهد مالیاتی آن صفر شود، و بعد فاکتوری تازه به نام خریدار درست به همان مبلغ می‌فرستد.
حالا فرض کنید خریدار درست بود و فقط تعداد قطعات تحویلی از ۱۰ عدد به ۸ عدد کم شده بود. اگر هر قطعه ۵,۰۰۰,۰۰۰ تومان باشد، ۱۰ قطعه همان ۵۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان است، ۲ قطعهٔ برگشتی ۱۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان و ۸ قطعهٔ باقی‌مانده ۴۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان. در این حالت ابطالی جای درستی ندارد؛ صورتحساب برگشت از فروش (یا اصلاحی) فقط همان ۱۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان را از فاکتور کم میکند و بقیهٔ فاکتور سر جایش میماند.
فرق دو حالت در یک جمله: اگر «چه کسی» غلط است، ابطال؛ اگر «چقدر» غلط است، اصلاح یا برگشت.
در صورتحساب‌های خاص مثل صورتحساب شمس در سامانه مؤدیان، واکنش خریدار در کارپوشه هم در قطعی شدن ابطال اثر دارد. انتخاب درست در این مرحله جلوی جرائم ماده ۲۶ قانون مالیات بر ارزش افزوده را می‌گیرد.
ردهایی که می‌شود از قبل دید
- کد خطای 1005 (شماره مرجع نامعتبر است): شمارهٔ ۲۲ رقمی فاکتور اصلی را اشتباه وارد کرده‌اید یا آن فاکتور اصلاً در سامانه ثبت نهایی نشده است.
- ابطال دوباره: یک صورتحساب مرجع فقط یک بار باطل می‌شود. تلاش دوم خطای ساختاری می‌گیرد؛ پیش از ارسال، تاریخچهٔ فاکتور را نگاه کنید.
- ناهمخوانی الگو: صورتحساب ابطالی باید از نظر الگو (مثلاً الگوی ۱ فروش) با صورتحساب مرجع یکی باشد.
اگر این کنترل‌ها را هر بار دستی انجام می‌دهید، ابزارهای حسابداری آنلاین معمولاً الگو و شمارهٔ مرجع را از خود فاکتور اصلی برمی‌دارند و جای اشتباه تایپی کم می‌شود.
چهار سؤال پیش از ارسال
- [ ] شمارهٔ ۲۲ رقمی مالیاتی فاکتور مرجع درست در فاکتور ابطالی آمده است؟
- [ ] دلیل ابطال (تغییر خریدار، لغو معامله یا اشتباه در شناسهٔ کالا) واقعاً ابطال می‌خواهد، نه اصلاح؟
- [ ] فاکتور مرجع در کارپوشهٔ سازمان امور مالیاتی ثبت نهایی شده است؟
- [ ] الگوی صورتحساب ابطالی با الگوی فاکتور اصلی یکی است؟
اگر خریدار عوض می‌شود، فاکتور جایگزین را هم همین حالا آماده کنید.
پرسش‌های پرتکرار
صورتحساب ابطالی چه زمانی صادر می‌شود؟
وقتی معامله لغو یا فسخ شده یا اطلاعات پایهٔ فاکتور مثل شناسهٔ ملی خریدار یا شناسهٔ کالا اشتباه است و فاکتور باید کاملاً بیاثر شود.
آیا میتوان فاکتور ارسالشده به سامانه مؤدیان را حذف کرد؟
خیر. فاکتور ثبتشده حذف یا ویرایش مستقیم نمیشود؛ باید صورتحساب ابطالی با شمارهٔ مرجع فاکتور اولیه صادر کنید.
فرق صورتحساب ابطالی با برگشت از فروش چیست؟
ابطالی کل فاکتور مرجع را بیاثر میکند؛ برگشت از فروش فقط تعداد یا مبلغ کالای عودتشده را کم میکند و بقیهٔ فاکتور میماند.
خطای 1005 در ارسال ابطالی یعنی چه؟
یعنی شمارهٔ مرجع نامعتبر است: شمارهٔ ۲۲ رقمی فاکتور اصلی اشتباه وارد شده یا آن فاکتور هنوز ثبت نهایی نشده است.
یک فاکتور را چند بار می‌شود ابطال کرد؟
فقط یک بار. ارسال ابطالی دوباره برای همان فاکتور مرجع با خطای ساختاری رد می‌شود.
همین امروز اولین فاکتورتان را بزنید
دیجی اینویس با دورهٔ آزمایشی رایگان شروع می‌شود — بدون کارت بانکی، با ارسال مستقیم به سامانهٔ مودیان.
