منوی ⋯ فاکتور: چاپ، اصلاح، ابطال و برگشت از فروش در یک جا

فاکتوری صادر کرده‌اید و حالا باید کاری رویش بکنید: چاپش کنید، مبلغ یک ردیف را اصلاح کنید، کلش را باطل کنید، یا مشتری بخشی از کالا را پس آورده. در دیجی اینویس هر چهار کار در یک جاست: منوی سه‌نقطه (⋯) روی هر فاکتور.

این مقاله می‌گوید هر گزینه دقیقاً چه می‌کند، و چرا گاهی یکی‌شان خاکستری است.

منوی ⋯ کجاست؟

در دو جا، با همان گزینه‌ها و همان قاعده‌ها:

• بالای خود فاکتور، وقتی آن را باز کرده‌اید.
• کنار هر ردیف در فهرست فاکتورها. پس برای یک چاپ یا یک برگشت لازم نیست فاکتور را باز کنید.

چهار کار، و هر کدام چه می‌کند

چاپ

نسخهٔ چاپی فاکتور را آماده می‌کند، با «جمع به حروف» زیر آن. فقط پیش‌نویس چاپ نمی‌شود؛ اول باید نهایی شود.

اصلاح این صورتحساب

این گزینه فاکتور فعلی را ویرایش نمی‌کند. یک اصلاحیه می‌سازد، یعنی صورتحساب تازه‌ای که پس از نهایی‌شدن و ارسال، جای نسخهٔ قبلی را در سامانهٔ مؤدیان می‌گیرد. در اصلاحیه می‌توانید تعداد، مبلغ یا تخفیف را اصلاح کنید، ردیفی را حذف یا ردیف تازه‌ای اضافه کنید. ولی نوع و الگوی صورتحساب، اطلاعات خریدار و نرخ مالیات عوض نمی‌شوند.

ابطال

«ابطال» یک کلمه است برای دو کار، و لازم نیست شما فرقشان را حفظ کنید:

• اگر فاکتور در سامانهٔ مؤدیان ثبت شده، ابطال یعنی از سامانه بخواهیم باطلش کند. پنجره‌اش پیش از هر کاری تاریخ ابطال را می‌پرسد و صریح می‌گوید این عمل برگشت‌پذیر نیست.
• اگر فاکتور نهایی شده ولی هرگز به سامانه نرفته، ابطال فقط در دفاتر خودتان انجام می‌شود.

در هر دو حالت منو همان «ابطال» را نشان می‌دهد و پنجرهٔ درست را باز می‌کند. وقتی ابطال ممکن است، این گزینه قرمز است، چون کاری جدی است.

برگشت از فروش

برای وقتی است که مشتری همهٔ کالا یا بخشی از آن را پس آورده. برگشت فقط برای فاکتور فروش معنی دارد.

چرا یک گزینه خاکستری است؟

اینجا تفاوت اصلی این منو است: هیچ دکمهٔ خاموش بی‌توضیحی نمی‌بینید. اگر کاری برای این فاکتور ممکن نیست، گزینه‌اش خاکستری است و زیرش، با فارسی ساده، دلیلش و قدم بعدی نوشته شده. چند نمونه از همین جمله‌ها:

• فاکتور داخلی: «این سند فاکتور رسمی (مالیاتی) نیست، پس در سامانهٔ مؤدیان پرونده‌ای ندارد.» پس اصلاحیه برایش معنی ندارد.
• پیش‌نویس: «این سند هنوز پیش‌نویس است — اول آن را نهایی کنید.» و برای ابطال: «پیش‌نویس ابطال نمی‌شود — آن را حذف کنید.»
• فاکتوری که قبلاً اصلاح شده: «این صورتحساب با یک اصلاحیه جایگزین شده — روی همان اصلاحیهٔ تازه کار کنید.»
• فاکتوری که برایش پول گرفته‌اید: «برای این فاکتور دریافت ثبت شده — اول دریافت را حذف کنید.»
• فاکتوری که برگشت دارد: «برای این فاکتور برگشت از فروش ثبت شده — دیگر ابطال نمی‌شود.»
• فاکتوری که قبلاً باطل شده: «این سند قبلاً باطل شده است.»

هر کدام از این جمله‌ها جواب همان سؤالی است که معمولاً بعد از دیدن یک دکمهٔ خاموش می‌پرسید: خب، حالا چه کنم؟

اگر سامانه اصلاحیه یا ابطال را نپذیرفت

گاهی سامانهٔ مؤدیان درخواست را رد می‌کند. پاسخ سازمان به فارسی ساده کنار فاکتور می‌ماند. برای دیدن معنی یک کد خطا، فرهنگ خطاهای سامانهٔ مؤدیان رایگان است.

ببینید و امتحان کنید

• درس ویدئویی: منو روی یک فاکتور رسمی و یک فاکتور داخلی، در حدود دو دقیقه: درس ۴۹ — منوی ⋯ فاکتور
• برای جزئیات هر کار: درس‌های ابطال، اصلاحیه و برگشت از فروش.
• در برنامه: فاکتورها ← سه‌نقطهٔ کنار هر ردیف.
• ابزار رایگان: فرهنگ خطاهای سامانهٔ مؤدیان

پرسش‌های پرتکرار

«اصلاح این صورتحساب» فاکتور را همان‌جا ویرایش می‌کند؟ نه. یک اصلاحیهٔ تازه می‌سازد که پس از ارسال، جای نسخهٔ قبلی را در سامانه می‌گیرد. فاکتور اصلی دست نمی‌خورد.

چرا روی فاکتور داخلی نمی‌توانم اصلاحیه بزنم؟ چون فاکتور داخلی به سامانهٔ مؤدیان نمی‌رود و آنجا پرونده‌ای ندارد که اصلاح شود. زیر گزینهٔ خاکستری همین دلیل نوشته شده است.

فاکتوری را که برایش پول گرفته‌ام چطور باطل کنم؟ اول دریافت همان فاکتور را حذف کنید؛ بعد گزینهٔ ابطال فعال می‌شود. منو همین را زیر گزینهٔ خاکستری می‌گوید.

فرق ابطال و برگشت از فروش چیست؟ ابطال کل فاکتور را از اعتبار می‌اندازد. برگشت از فروش برای وقتی است که کالا، همه یا بخشی از آن، واقعاً پس آمده و فاکتور اصلی سر جایش می‌ماند.

منوی ردیف فهرست با منوی بالای فاکتور فرق دارد؟ نه. گزینه‌ها و قاعده‌ها یکی‌اند؛ فقط جایشان فرق می‌کند.