ثبت دارایی ثابت و استهلاک: ماژول چه می‌کند و چه چیزی هنوز در انتظار تأیید است؟

وانتی که خریده‌اید هزینهٔ همان ماه نیست؛ چند سال برایتان کار می‌کند و هزینه‌اش هم باید در همان چند سال پخش شود. به این پخش‌کردن می‌گویند استهلاک. ماژول «دارایی ثابت» دیجی اینویس این کار را خودکار می‌کند — و این مقاله می‌گوید دقیقاً چه می‌کند و چه چیزی هنوز در انتظار تأیید است.

استهلاک چیست و چرا سود شما را عوض می‌کند؟

هر ماه تکه‌ای از ارزش دارایی به‌عنوان هزینه ثبت می‌شود و به همان اندازه از ارزشش در دفترها کم می‌شود. این مهم‌ترین جایی است که «پول» و «هزینه» یکی نیستند: در ماهِ استهلاک هیچ پولی از حسابتان بیرون نمی‌رود، ولی سودتان کمتر می‌شود — پولش قبلاً، یک‌جا، موقع خرید رفته بود. اگر این کار را نکنید، سود هر ماه بیشتر از واقعیت نشان داده می‌شود و روزی که دستگاه فرسوده شود، یک‌باره با زیانی روبه‌رو می‌شوید که کسی انتظارش را نداشت. در صفحه‌های دیجی اینویس به‌جای «استهلاک انباشته» و «ارزش دفتری»، «کاهش ارزش» و «ارزش فعلی» می‌بینید — معنی‌شان همان است، فقط به زبان خودتان.

دارایی را چطور ثبت می‌کنید؟

از سایدبار، زیر «خرید و هزینه»، روی «دارایی‌های ثابت» بزنید و در زبانهٔ «دارایی‌ها» روی «ثبت دارایی» بزنید. نام دارایی و در صورت تمایل دسته‌اش را بدهید. «تاریخ خرید» و «ارزش خرید» را وارد کنید؛ «تاریخ شروع استفاده» خودش با تاریخ خرید پر می‌شود و اگر دیرتر به کار افتاده، تغییرش دهید. بعد یکی از این دو را پر کنید: «عمر مفید (سال)» یا «نرخ سالانه (درصد)» — یکی کافی است و بقیه‌اش خودکار حساب می‌شود. با «ثبت دارایی»، در فهرست «ارزش خرید» و «ارزش فعلی» آن را می‌بینید.

چند گزینهٔ بیشتر:

• «ارزش باقی‌مانده در پایان» یعنی اگر بعد از سال‌ها استفاده هنوز ارزشی دارد (مثلاً آهن‌آلاتِ یک دستگاه)؛ کاهش ارزش هرگز از این عدد پایین‌تر نمی‌رود.
• «روش کاهش ارزش» دو حالت دارد: «خط مستقیم» هر ماه به یک اندازه کم می‌کند، «نزولی» اولش بیشتر و بعد کمتر.
• کاهش ارزش از ماهِ بعدِ «تاریخ شروع استفاده» آغاز می‌شود، نه از همان ماه — این یک قاعدهٔ قانونی است.
• اگر دارایی مدتی بلااستفاده بماند، وضعیتش را «بلااستفاده» بگذارید و تاریخش را بنویسید؛ کاهش ارزشش طبق قانون کمتر حساب می‌شود.

یک اشتباه رایج: همان خرید را جداگانه به‌عنوان «خرید» یا «هزینه» هم ثبت نکنید، وگرنه دو بار در دفترها می‌آید. برای دارایی‌های ثابت فقط همین صفحه؛ برای بقیهٔ خریدها خرید و هزینه.

سند استهلاک هر ماه چطور ثبت می‌شود؟

لازم نیست کاری کنید. هر ماه، سند کاهش ارزشِ ماهِ قبل خودکار ثبت می‌شود و در «زنگوله» پیامی می‌بینید: «سند استهلاک این ماه ثبت شد». برای دیدنش به زبانهٔ «کاهش ارزش دوره‌ای» بروید؛ سندهای خودکار برچسب «خودکار» دارند. اجرای خودکار همیشه ماهِ کاملِ قبل را ثبت می‌کند، نه ماه جاری، و برای هر ماه فقط یک سند فعال وجود دارد — پس سند تکراری ساخته نمی‌شود، حتی اگر همان لحظه شما هم دکمه را بزنید.

اگر ماهی جا افتاده یا کسب‌وکارتان تازه ماژول را گرفته (ماه‌های گذشته عمداً خودکار ثبت نمی‌شوند)، دستی بزنید: ماه و سال را انتخاب کنید، «محاسبه کن» را بزنید و جدول را ببینید — نام هر دارایی، ارزش ابتدای ماه، کاهش این ماه و ارزش پایان ماه. زیر جدول، بخش «این دارایی‌ها در این ماه حساب نشدند» برای هر کدام می‌گوید چرا: هنوز به دورهٔ کاهش ارزش نرسیده، نرخ ندارد، کاهش ارزشش کامل شده، یا واگذار شده. اگر درست بود، «ثبت سند این دوره» را بزنید؛ تا این را نزنید هیچ چیزی در دفترهایتان تغییر نمی‌کند. برای برگرداندن، «ابطال» کنار سند را بزنید و دلیلش را بنویسید — سند برای سابقه می‌ماند و مبلغش از دفترها برداشته می‌شود.

فروش یا کنارگذاشتن دارایی چطور ثبت می‌شود؟

از زبانهٔ «فروش و به‌روزرسانی»، در بخش «فروش یا کنارگذاشتن دارایی»، دارایی را انتخاب کنید. برای فروش «فروختمش» را بگذارید و مبلغ دریافتی و حسابی که پول به آن رسید را وارد کنید؛ زیر فرم یک جمله می‌گوید این فروش برای شما سود است یا زیان و چقدر — پیش از «ثبت واگذاری» آن را بخوانید. سود یا زیان یعنی مبلغی که گرفتید منهای ارزش فعلی دارایی در دفترها، نه منهای قیمت خریدِ چند سال پیش. برای کنارگذاشتن، «دیگر قابل استفاده نیست» را انتخاب کنید؛ مبلغی پرسیده نمی‌شود و اگر دارایی هنوز ارزشی داشته باشد، همهٔ آن ارزش به‌عنوان زیان ثبت می‌شود — همان اتفاقی که واقعاً افتاده. دارایی واگذارشده در «واگذاری‌های ثبت‌شده» با کلمهٔ «سود» یا «زیان» می‌آید. در بخش «به‌روزکردن ارزش دارایی» هم می‌توانید «ارزش امروز» را وارد کنید؛ کاهش ارزشِ ماه‌های بعد روی ارزش جدید حساب می‌شود.

نتیجه‌اش کجا دیده می‌شود؟

مبلغ هر سند کاهش ارزش در «سود و زیان» شما به‌عنوان هزینه می‌نشیند و «ارزش فعلی» هر دارایی در فهرست همان‌جا کم می‌شود. اگر «نمای حسابدار» دارید، سند حسابداری‌اش را در دفتر روزنامه می‌بینید — نمای حسابدار را جداگانه توضیح داده‌ایم. و این‌که سود و زیان در کدام ماژول است، در گزارش‌ها و مالیات من از دو نگاه آمده.

چه چیزی هنوز آماده نیست؟

صادقانه بگوییم: صفحه‌های ماژول — ثبت، کاهش ارزش دوره‌ای، واگذاری — ساخته شده و کار می‌کنند، اما نرخ‌های رسمی جدول ماده ۱۴۹ هنوز در سامانه تأیید نشده‌اند. زیر هر دسته اگر نرخی نداشته باشد، همین را می‌گوید و از شما می‌خواهد نرخ یا عمر مفید را خودتان (یا حسابدارتان) وارد کنید — نرخ روی هر دارایی می‌نشیند و محاسبه با همان انجام می‌شود. خودِ ماژول در بستهٔ کامل باز است و در «اشتراک و امکانات» هم جداگانه قابل افزودن؛ آنچه هنوز در انتظار تأیید است نرخ‌های رسمی جدول ماده ۱۴۹ است — تا آن روز نرخ یا عمر مفید را خودتان (یا حسابدارتان) وارد می‌کنید.

تا آن روز، نرخ یا عمر مفیدی که روی کارت دارایی می‌گذارید با خودتان و حسابدارتان است؛ نرم‌افزار عددی جای شما حدس نمی‌زند.

اگر نرخ رسمی دستهٔ دارایی‌تان را می‌دانید و می‌خواهید در جدول ثبت شود، از تماس با ما بگویید. و اگر می‌خواهید بقیهٔ حسابداری را همین امروز شروع کنید، دورهٔ آزمایشی رایگان بدون کارت بانکی شروع می‌شود.