دیجی اینویسنمای حسابدار: دفتر روزنامه، دفتر کل، تراز آزمایشی و سند دستی چطور کار میکنند؟
بیشتر کاسبها سالها کار میکنند بیآنکه یک بار کلمهٔ «تراز آزمایشی» به زبان بیاورند — و مشکلی هم پیش نمیآید. اما روزی که حسابدار میگیرید، یا میخواهید دفتر حرفهای تحویل بدهید، این چند کلمه ناگهان مهم میشوند. خبر خوب این است که در دیجی اینویس از قبل داشتیدشان؛ فقط باید «نمای حسابدار» را روشن کنید.
سند چیست و چرا همیشه دو طرف دارد؟
هر اتفاق مالی — یک فروش، یک خرید، یک پرداخت — نزد حسابدار یک «سند» است: برگهای کوچک که میگوید چه شد و چقدر. قانون طلایی این است که هر سند دو طرف دارد و دو طرفش برابرند؛ پول از جایی میآید و به جایی میرود. «بدهکار» و «بستانکار» فقط اسم همین دو طرفاند: وقتی دارایی (پول، طلب، کالا) زیاد میشود آن حساب بدهکار میشود، وقتی درآمد یا بدهی زیاد میشود بستانکار. شما تا امروز با هر ثبت در دیجی اینویس یک سند میساختید؛ «نمای حسابدار» همانها را به زبان حسابدار نشانتان میدهد. روی هر فاکتور نهاییشده، پرداخت، چک یا هزینه لینک کوچک «دیدن سند» دو طرفِ برابرِ همان تراکنش را باز میکند — با سطر «جمع»، جای امضا، «چاپ سند» و «دریافت PDF».
دفتر روزنامه و دفتر حسابها چه فرقی دارند؟
دو دفتر اصلی حسابدار از یک منبع ساخته میشوند — همان رویدادهایی که شما ثبت کردهاید — فقط از دو زاویه:
- «دفتر روزنامه» همهٔ سندها را به ترتیب تاریخ پشت سر هم مینویسد؛ جوابِ «چه روزی چه شد؟» است.
- «دفتر حسابها» (همان دفتر کل و معین) همان سندها را حساببهحساب مرتب میکند؛ جوابِ «این حساب چه گردشی داشت و ماندهاش چند است؟». حساب را از فهرست بالای صفحه انتخاب میکنید و ستونهای بدهکار و بستانکار و «ماندهٔ در حال اجرا» را دنبال میکنید.
هر ردیف دفتر حساب به یک سند در دفتر روزنامه مربوط است؛ روی آن بزنید تا سندش باز شود. ماندهٔ پایان همان چیزی است که در گزارشهای سادهٔ شما هم بود — یک حقیقت، دو روایت. اگر هنوز سه عدد اصلی کسبوکارتان را نمیشناسید، اول سه عددی که هر کاسبی باید بداند را بخوانید.
تراز آزمایشی چه چیزی را ثابت میکند؟
«تراز آزمایشی» یک آزمون ساده است: جمع همهٔ بدهکارها را با جمع همهٔ بستانکارها مقایسه میکند. در دیجی اینویس از گروه «نمای حسابدار» صفحهٔ «تراز آزمایشی» را باز میکنید، با انتخابگر «دورهٔ مالی» سال مالی یا «بازهٔ دلخواه» را میگذارید، و نوار پایین صفحه اگر سبز باشد میگوید «دفترها تراز است» — یعنی هیچ ریالی گم نشده. ستونبندی را میتوانید عوض کنید (دو، چهار، شش یا هشت ستونی: از گردش و مانده تا اول دوره و جمع کل گردش) و روی هر حساب که بزنید مستقیم به «دفتر حساب» همان حساب میروید — مسیر کامل: تراز ← دفتر ← سند.
درخت حسابها (کدینگ) چیست و باید خودم بسازمش؟
حسابدار همهٔ حسابها را مثل یک درخت مرتب میکند: گروه ← کل ← معین ← تفصیلی. «داراییها» یک گروه است، زیرش «موجودی نقد و بانک» یک کل، زیر آن «صندوق» و «بانک» معین، و هر بانک مشخص یک تفصیلی. اسم رسمی این ساختار «کدینگ حسابها» است و شما آن را نمیسازید — با هر ثبت خودش رشد میکند و در «درخت حسابها» فقط تماشایش میکنید. اگر خواستید، با منوی کنار هر حساب زیر یک کل معین و زیر یک معین تفصیلی میسازید، نام حسابهای غیرسیستمی را عوض میکنید یا حساب بدون گردش را «بایگانی» میکنید؛ هیچ حسابی حذف نمیشود. دکمهٔ «افزودن حسابهای پیشفرض» حسابهای رایج نوع کسبوکارتان (خدماتی، بازرگانی، تولیدی یا پیمانکاری) را یکجا اضافه میکند؛ چیزی حذف یا تغییر نام داده نمیشود.
سند دستی کی لازم میشود؟
مهمترین نکته: بیشتر سندها خودکارند. فاکتور، خرید، هزینه، دریافت و پرداخت و چک هر کدام سند خودشان را میسازند؛ چیزی دو بار ثبت نمیشود و سند خودکار مستقیم ویرایش نمیشود — حقیقت مالی در خودِ تراکنش است. اگر اشکالی دیدید، روی سند دکمهٔ «اصلاح تراکنش مبدأ» شما را به خودِ فاکتور یا پرداخت میبرد؛ آن را ویرایش میکنید و سندش از نو ساخته میشود.
سند دستی برای بقیهٔ موارد است — مثل سند افتتاحیه یا اصلاحیه — و راهِ حسابدار است، نه راهِ روزمرهٔ کسبوکار:
- از گروه «نمای حسابدار»، «دفتر روزنامه» را باز کنید و «افزودن سند» را بزنید.
- تاریخ و شرح را بنویسید؛ برای هر ردیف حساب را (با جستجوی کد یا عنوان) انتخاب و مبلغ بدهکار یا بستانکار را وارد کنید. هر ردیف فقط یک طرف دارد.
- وقتی نوار پایین گفت «سند تراز است»، «ثبت سند» را بزنید؛ تا تراز نشود دکمه فعال نمیشود.
سند دستی با برچسب «دستی» در دفتر روزنامه مینشیند، از صفحهٔ خودش قابل ویرایش و حذف است و در تراز آزمایشی اثر میگذارد. دکمهٔ «بهروزرسانی اسناد» فقط سندهای خودکار را از نو میسازد و به سندهای دستی دست نمیزند.
سند خودکار را «درست» نکنید — تراکنش مبدأ را درست کنید. اگر وسوسه شدید سند خودکاری را دستی بنویسید، یعنی یک فاکتور یا پرداخت اشتباه ثبت شده و همان باید اصلاح شود؛ وگرنه دوباره از روی تراکنش غلط ساخته میشود.
چطور روشن میشود و چقدر هزینه دارد؟
از سایدبار «امکانات و قیمتها» را باز کنید و کارت «نمای حسابدار» را فعال کنید (یا «تنظیمات» → «حسابداری و همکار»). بهمحض فعالشدن، گروه «نمای حسابدار» در سایدبار ظاهر میشود — از جمله «دفتر روزنامه»، «دفتر حسابها»، «تراز آزمایشی»، «درخت حسابها»، «سند دستی»، «تحلیلهای مالی» و «ورود از نرمافزار» — و هیچکدام از صفحههای همیشگی شما تغییری نمیکند. نمای حسابدار جزو حسابداری پایه و دورهٔ آزمایشی نیست: ماهانه ۷۵۰,۰۰۰ تومان یا سالانه ۷,۵۰۰,۰۰۰ تومان است و در بستهٔ کامل هم هست (قیمتها). هر سه صفحهٔ دفتر «خروجی CSV» و «خروجی Excel» دارند و دو تای آخر «خروجی PDF» هم. اگر حسابدارتان همکار دیجی اینویس است، بهجای فایل، «کد همکار»ش را در «تنظیمات» وارد کنید تا دفترها را زنده ببیند؛ جزئیاتش را در پنل چندموکلی برای حسابداران خواندهاید. مسیر «ورود از نرمافزار» را در انتقال از نرمافزار قبلی میبینید؛ حسابداری آنلاین یعنی همین: دفترهای مرتب، بدون تایپ دوباره.
میخواهید خودتان امتحان کنید؟ دورهٔ آزمایشی رایگان بدون کارت بانکی شروع میشود — ۱۵ روز، یک بار برای هر شمارهٔ موبایل.
قیمتها، درصدها و سقفهای این نوشته هر بار از جدول قیمت فعلی خوانده میشوند؛ عدد نهایی همان است که در صفحهٔ تعرفهها و سبد خرید میبینید.
پرسشهای پرتکرار
نمای حسابدار در حسابداری پایه یا دورهٔ آزمایشی هست؟
نه. نمای حسابدار یک ماژول جداست که در بستهٔ کامل هست یا جداگانه فعال میشود. تا روشنش نکنید، کار روزمرهٔ شما ذرهای عوض نمیشود و صفحههای همیشگیتان همان میمانند.
باید هر فاکتور را دوباره بهصورت سند ثبت کنم؟
نه. سندها از خودِ تراکنشها ساخته میشوند — فاکتور، خرید، هزینه، دریافت و پرداخت، چک. هیچچیز دو بار ثبت نمیشود؛ اگر تراکنش را ویرایش کنید، سندش هم خودکار از نو ساخته میشود.
سند دستی کی لازم میشود؟
وقتی حسابدار ثبتی خارج از تراکنشهای عادی میخواهد: سند افتتاحیه، اصلاحیه، یا جابهجاییهایی که هیچ فاکتور یا پرداختی پشتشان نیست. از «دفتر روزنامه» با «افزودن سند» زده میشود و باید تراز باشد.
اگر تراز آزمایشی قرمز شد چه کنم؟
به «دفتر روزنامه» بروید و «بهروزرسانی اسناد» را بزنید تا سندهای خودکار از نو ساخته شوند. سندهای دستی دست نمیخورند. اگر باز هم قرمز ماند، سند دستیها را بررسی کنید.
حسابدارم میتواند خروجی بگیرد؟
بله. «دفتر روزنامه»، «دفتر حسابها» و «تراز آزمایشی» دکمههای «خروجی CSV» و «خروجی Excel» دارند؛ دو تای آخر «خروجی PDF» هم دارند. اگر حسابدارتان همکار دیجی اینویس باشد، با «کد همکار» دفترها را زنده از پنل خودش میبیند.
بیشتر بخوانید
همین امروز اولین فاکتورتان را بزنید
دیجی اینویس با دورهٔ آزمایشی رایگان شروع میشود — بدون کارت بانکی، با ارسال مستقیم به سامانهٔ مودیان.
