برگشت از فروش و اصلاح اشتباه
دربارهٔ این آموزش
دو اتفاق واقعی هر کسب‌وکار: مشتری بخشی از جنس را پس می‌آورد، یا فاکتوری از اول اشتباه صادر می‌شود. در این آموزش برگشتِ جزئی را قلم‌به‌قلم ثبت می‌کنیم و می‌بینیم موجودی انبار و حساب مشتری خودشان اصلاح می‌شوند؛ بعد فرق «برگشت» و «ابطال» را می‌بینیم و فاکتور اشتباهِ پرداخت‌نشده را باطل می‌کنیم و با «کپی فاکتور» نسخهٔ درستش را صادر می‌کنیم — همان مسیری که به مشتریان واقعی هم یاد می‌دهیم.
آنچه در این ویدئو می‌بینید
دو اتفاق که برای هر کاسبی پیش می‌آید: مشتری بخشی از جنس را پس می‌آورد، یا فاکتوری از اول اشتباه صادر می‌شود. راه درستِ هر دو را می‌بینیم. اول یک فروش ثبت می‌کنیم. چهار عدد کیبورد می‌فروشیم.
فروش نقدی بود. فروش ثبت شد. فردا مشتری یکی از آن چهار عدد را پس می‌آورد. برگشت را روی خودِ همان فاکتور ثبت می‌کنیم — «ثبت برگشت».
برگشت قلم‌به‌قلم است: از ردیف کیبورد، یک عدد را برمی‌گردانیم — نه همه را. این سؤال مهم است: اگر پول را نقداً پس داده‌اید، بگویید تا صندوق کم شود؛ اگر نه، مبلغ برگشت از حساب همین مشتری کم می‌شود. برگشت ثبت شد: آن یک عدد به موجودی انبار برگشت و حساب مشتری هم به همان اندازه اصلاح شد — بدون هیچ محاسبهٔ دستی.
و اما اتفاق دوم: فاکتوری که از اول اشتباه صادر شده — مثلاً برای مشتریِ اشتباه. این دیگر «برگشت» نیست؛ راهش ابطال است. چنین فاکتوری می‌سازیم تا راه اصلاحش را ببینیم. فرض کنید مشتری را اشتباه انتخاب کرده‌ایم.
و نهایی‌اش می‌کنیم — هنوز پولی رد و بدل نشده. تازه می‌فهمیم اشتباه بوده. چون هنوز نه دریافتی ثبت شده و نه به سازمان رفته، «ابطال فاکتور» باز است.
ابطال یعنی این سند از اول نبوده — با «برگشت» فرق دارد که معامله‌ای واقعی را اصلاح می‌کند. فاکتور باطل شد و طلبِ اشتباه هم از حساب مشتری پاک شد. سند لغوشده از فهرست پیش‌فرض کنار می‌رود ولی پاک نمی‌شود — از فیلترها پیدایش می‌کنیم.
وضعیت سند را… روی «لغوشده» می‌گذاریم. سند باطل‌شده سابقه است و همیشه همین‌جاست. این هم همان فاکتور، با برچسب لغوشده. حالا نسخهٔ درست را از روی همینش صادر می‌کنیم.
از منوی کارهای همان سندِ باطل‌شده… «کپی فاکتور» را می‌زنیم. می‌گوید یک پیش‌نویس تازه با تاریخ امروز ساخته می‌شود و سند اصلی دست‌نخورده می‌ماند.
پیش‌نویس تازه با همان ردیف‌ها باز شد؛ حالا مشتری را درست می‌کنید، و مثل همیشه نهایی. اشتباه، تمیز اصلاح شد.
متن کامل ویدئو
- ۰۰:۰۲دو اتفاق که برای هر کاسبی پیش می‌آید: مشتری بخشی از جنس را پس می‌آورد، یا فاکتوری از اول اشتباه صادر می‌شود. راه درستِ هر دو را می‌بینیم.
- ۰۰:۱۴اول یک فروش ثبت می‌کنیم.
- ۰۰:۴۴چهار عدد کیبورد می‌فروشیم.
- ۰۱:۰۲فروش نقدی بود.
- ۰۱:۱۱فروش ثبت شد. فردا مشتری یکی از آن چهار عدد را پس می‌آورد.
- ۰۱:۱۵برگشت را روی خودِ همان فاکتور ثبت می‌کنیم — «ثبت برگشت».
- ۰۱:۲۱برگشت قلم‌به‌قلم است: از ردیف کیبورد، یک عدد را برمی‌گردانیم — نه همه را.
- ۰۱:۲۶این سؤال مهم است: اگر پول را نقداً پس داده‌اید، بگویید تا صندوق کم شود؛ اگر نه، مبلغ برگشت از حساب همین مشتری کم می‌شود.
- ۰۱:۳۷برگشت ثبت شد: آن یک عدد به موجودی انبار برگشت و حساب مشتری هم به همان اندازه اصلاح شد — بدون هیچ محاسبهٔ دستی.
- ۰۱:۴۲و اما اتفاق دوم: فاکتوری که از اول اشتباه صادر شده — مثلاً برای مشتریِ اشتباه. این دیگر «برگشت» نیست؛ راهش ابطال است.
- ۰۱:۵۳چنین فاکتوری می‌سازیم تا راه اصلاحش را ببینیم.
- ۰۲:۰۴فرض کنید مشتری را اشتباه انتخاب کرده‌ایم.
- ۰۲:۳۷و نهایی‌اش می‌کنیم — هنوز پولی رد و بدل نشده.
- ۰۲:۴۶تازه می‌فهمیم اشتباه بوده.
- ۰۲:۴۹چون هنوز نه دریافتی ثبت شده و نه به سازمان رفته، «ابطال فاکتور» باز است.
- ۰۲:۵۵ابطال یعنی این سند از اول نبوده — با «برگشت» فرق دارد که معامله‌ای واقعی را اصلاح می‌کند.
- ۰۳:۰۴فاکتور باطل شد و طلبِ اشتباه هم از حساب مشتری پاک شد.
- ۰۳:۰۹سند لغوشده از فهرست پیش‌فرض کنار می‌رود ولی پاک نمی‌شود — از فیلترها پیدایش می‌کنیم.
- ۰۳:۱۴وضعیت سند را…
- ۰۳:۱۸روی «لغوشده» می‌گذاریم. سند باطل‌شده سابقه است و همیشه همین‌جاست.
- ۰۳:۲۶این هم همان فاکتور، با برچسب لغوشده. حالا نسخهٔ درست را از روی همینش صادر می‌کنیم.
- ۰۳:۲۹از منوی کارهای همان سندِ باطل‌شده…
- ۰۳:۳۴«کپی فاکتور» را می‌زنیم.
- ۰۳:۳۸می‌گوید یک پیش‌نویس تازه با تاریخ امروز ساخته می‌شود و سند اصلی دست‌نخورده می‌ماند.
- ۰۳:۴۸پیش‌نویس تازه با همان ردیف‌ها باز شد؛ حالا مشتری را درست می‌کنید، و مثل همیشه نهایی. اشتباه، تمیز اصلاح شد.
پرسش‌های پرتکرار
اگر مشتری فقط بخشی از جنس را پس بیاورد، برگشت از فروش چطور ثبت می‌شود؟
روی خود همان فاکتور «ثبت برگشت» را می‌زنید و قلم‌به‌قلم تعداد برگشتی را مشخص می‌کنید، نه همهٔ ردیف را. اگر پول را نقد پس داده‌اید می‌گویید تا صندوق کم شود؛ وگرنه مبلغ برگشت از حساب همان مشتری کم می‌شود. آن تعداد هم به موجودی انبار برمی‌گردد.
فرق «برگشت از فروش» با «ابطال فاکتور» چیست؟
برگشت، یک معاملهٔ واقعی را اصلاح می‌کند؛ ابطال یعنی آن سند از اول نبوده است. اگر فاکتور از پایه اشتباه صادر شده، مثلاً برای مشتری اشتباه، راهش ابطال است نه برگشت.
چه زمانی می‌شود فاکتور فروش را باطل کرد؟
تا وقتی برای آن فاکتور دریافتی ثبت نشده و به سازمان هم نرفته باشد، «ابطال فاکتور» باز است. با ابطال، طلب اشتباه از حساب مشتری پاک می‌شود و سند با برچسب «لغوشده» به‌عنوان سابقه می‌ماند و از فیلترها پیدا می‌شود.
بعد از ابطال، نسخهٔ درست فاکتور را چطور صادر کنیم؟
از منوی کارهای همان سند باطل‌شده، «کپی فاکتور» را می‌زنید. یک پیش‌نویس تازه با همان ردیف‌ها و تاریخ امروز ساخته می‌شود؛ مشتری را درست می‌کنید و مثل همیشه نهایی می‌کنید. سند اصلی دست‌نخورده می‌ماند.
همین امروز اولین فاکتورتان را بزنید
دیجی اینویس با دورهٔ آزمایشی رایگان شروع می‌شود — بدون کارت بانکی، با ارسال مستقیم به سامانهٔ مودیان.
