عدد به حروف برای چک و فاکتور، و چک‌لیست آمادگی سامانهٔ مؤدیان: دو ابزار رایگان
دو کار کوچک هست که هر کاسبی بارها انجامشان می‌دهد و هر دو جای اشتباه دارند: نوشتن مبلغ به حروف روی چک یا فاکتور، و فهمیدن اینکه برای ارسال صورتحساب به سامانهٔ مؤدیان چه چیزی هنوز کم است. دیجی اینویس برای هر دو یک ابزار رایگان دارد که بدون ثبت‌نام کار می‌کند. این مقاله هر دو را توضیح می‌دهد.
چرا مبلغ به حروف این‌قدر مهم است؟
روی چک و روی صورتحساب، مبلغ به حروف مرجع است. اگر رقم‌ها مخدوش یا دست‌کاری شوند، حروف تعیین می‌کند مبلغ واقعی چقدر بوده. پس حروف باید دقیقاً همان رقم را بگوید، بی‌کم‌وکاست. یک «و» جاافتاده یا یک «هزار» اضافه کافی است تا سند زیر سؤال برود.
ابزار «تبدیل عدد به حروف» چطور کار می‌کند؟
تبدیل عدد به حروف را باز کنید:
- واحد را انتخاب کنید: «مبلغ به ریال» یا «مبلغ به تومان».
- مبلغ را بنویسید. رقم فارسی، عربی یا انگلیسی فرقی نمی‌کند. جداکنندهٔ هزارگان و فاصله خودکار حذف می‌شود.
- حروف همان لحظه آماده است. کنارش همین مبلغ به ریال و به تومان آمده، هر کدام با حروف خودش.
سه دکمهٔ کپی هم دارید:
- کپی برای چک: حروف ریالی را همراه کلمهٔ ریال برمی‌دارد.
- کپی برای فاکتور: همان را با عنوان «جمع به حروف» می‌دهد.
- کپی رقم ریالی: خود عدد ریالی را، برای جایی که رقم لازم است.
ریال و تومان، بدون گرد کردن
هر تومان ده ریال است، ولی شمردن صفرها جای اشتباه دارد. ابزار تبدیل را بدون گرد کردن انجام می‌دهد. اگر مبلغ ریالی بر ده بخش‌پذیر نباشد، باقی‌مانده را جدا می‌گوید، مثلاً «… تومان و ۵ ریال»، به‌جای اینکه بی‌صدا گردش کند.
محدودیت‌ها
- عدد صحیح، بدون اعشار.
- به ریال تا ۱۵ رقم؛ به تومان تا ۱۴ رقم، چون ریالش ۱۵ رقم می‌شود.
- همه‌چیز در مرورگر خودتان انجام می‌شود و عددی به جایی فرستاده یا ذخیره نمی‌شود.
روی فاکتورهای دیجی اینویس خودکار است
اگر فاکتورتان را در دیجی اینویس صادر می‌کنید، لازم نیست این کار را دستی بکنید. «جمع به حروف» زیر هر فاکتور خودکار و با همین قاعده چاپ می‌شود. ابزار رایگان برای وقتی است که چک می‌نویسید یا سندی بیرون از برنامه دارید.
چک‌لیست آمادگی سامانهٔ مؤدیان
ارسال صورتحساب الکترونیکی زنجیره‌ای از چند کار کوچک است و یک حلقهٔ کم کافی است تا همه‌چیز بایستد: پروندهٔ فعال در سامانه، شناسهٔ یکتای حافظهٔ مالیاتی، کلیدی که در کارپوشه ثبت شده، شناسهٔ کالا برای هر ردیف، و چند چیز دیگر.
چک‌لیست آمادگی سامانهٔ مؤدیان همین حلقه‌ها را با ده پرسش بله یا نه می‌پرسد، به ترتیبی که معمولاً جلو می‌آیند. چند نمونه:
- در سامانهٔ مؤدیان ثبت‌نام کرده‌اید و پرونده‌تان فعال است؟
- کلید عمومی ارسال صورتحساب را در کارپوشه ثبت کرده‌اید؟
- برای همهٔ کالاها و خدماتی که می‌فروشید شناسهٔ ۱۳ رقمی دارید؟
- وقتی صورتحسابی رد می‌شود، می‌دانید کد خطا یعنی چه و چطور رفعش کنید؟
امتیاز، و مهم‌تر از آن: قدم بعدی
وقتی به همه جواب دادید، یک امتیاز از ۱۰۰ می‌گیرید و یکی از سه حالت را می‌بینید: «آماده‌اید»، «نزدیک به آماده»، یا «چند قدم تا آمادگی». امتیاز فقط شمارش «بله»هاست و قضاوتی دربارهٔ کسب‌وکار شما نیست.
بخش مهم‌تر، فهرست «قدم‌های بعدی، به همین ترتیب» است. برای هر «نه» یک قدم مشخص می‌گیرید: ابزار رایگانی که همان کار را انجام می‌دهد، مثل جستجوی شناسهٔ کالا یا استعلام وضعیت مؤدیان، یا راهنمایی که قدم‌به‌قدم توضیحش می‌دهد.
پاسخ‌های شما فقط در همان صفحه‌اند و جایی فرستاده یا ذخیره نمی‌شوند.
ببینید و امتحان کنید
- درس ویدئویی: هر دو ابزار را در کمتر از سه دقیقه ببینید: درس ۴۸ — عدد به حروف و چک‌لیست آمادگی
- ابزارها: تبدیل عدد به حروف · چک‌لیست آمادگی سامانهٔ مؤدیان · همهٔ ابزارهای رایگان
- در برنامه: «جمع به حروف» روی هر فاکتوری که از فاکتورها صادر می‌کنید خودکار چاپ می‌شود.
پرسش‌های پرتکرار
مبلغ چک را به ریال بنویسم یا تومان؟ واحد را «مبلغ به ریال» بگذارید و «کپی برای چک» را بزنید؛ حروف ریالی همراه کلمهٔ ریال کپی می‌شود.
اگر مبلغ ریالی بر ده بخش‌پذیر نباشد، تومانش چه می‌شود؟ ابزار گرد نمی‌کند و باقی‌مانده را جدا می‌نویسد، مثلاً «… تومان و ۵ ریال».
عددی که وارد می‌کنم جایی ذخیره می‌شود؟ نه. هر دو ابزار کاملاً در مرورگر خودتان کار می‌کنند و چیزی فرستاده یا ذخیره نمی‌شود.
امتیاز چک‌لیست پایین است؛ یعنی نمی‌توانم صورتحساب بفرستم؟ نه لزوماً. امتیاز فقط تعداد «بله»هاست. فهرست قدم‌های بعدی را به ترتیب جلو بروید؛ هر قدم به ابزار یا راهنمای همان کار می‌رسد.
برای استفاده از این ابزارها باید ثبت‌نام کنم؟ نه. هر دو رایگان و بدون ثبت‌نام‌اند.
همین امروز اولین فاکتورتان را بزنید
دیجی اینویس با دورهٔ آزمایشی رایگان شروع می‌شود — بدون کارت بانکی، با ارسال مستقیم به سامانهٔ مودیان.
