بعد از ابطال فاکتور در سامانهٔ مؤدیان، دفاتر و گزارش‌های شما چه می‌شود؟

فاکتوری را به سامانهٔ مؤدیان فرستاده‌اید، پذیرفته شده، و حالا به هر دلیلی باطلش کرده‌اید: معامله سر نگرفت، خریدار اشتباه بود، یا فاکتور دوبار صادر شده بود. ابطال در سامانه ثبت شد. سؤال بعدی که معمولاً کسی جوابش را صریح نمی‌دهد این است: در دفاتر و گزارش‌های خودتان چه اتفاقی برای این فاکتور می‌افتد؟

جواب کوتاه: فاکتور از گزارش‌ها بیرون می‌رود، ولی پولی که بابتش طلب دارید یا گرفته‌اید سر جایش می‌ماند. در ادامه هر دو نیمهٔ این جواب را باز می‌کنیم، و دو چیز تازه را هم نشان می‌دهیم: انتخاب تاریخ ابطال، و پس‌گرفتن سند برگشتی که هنوز ارسال نشده است.

فاکتور باطل‌شده از گزارش‌ها بیرون می‌رود

وقتی ابطال یک فاکتور در سامانهٔ مؤدیان ثبت شد، خود فاکتور در دیجی اینویس صریح می‌گوید: «در سامانهٔ مؤدیان باطل شده است» و از گزارش‌ها خارج شده. یعنی از این به بعد در این سه جا حساب نمی‌شود:

• تراز آزمایشی
• سود و زیان
• گزارش ارزش افزوده

منطقش ساده است. فروشی که از نظر سامانه وجود ندارد نباید در فروش و مالیات شما دیده شود. اگر فاکتور باطل‌شده در گزارش ارزش افزوده بماند، مالیاتی را نشان می‌دهد که دیگر بدهکارش نیستید، و اگر در سود و زیان بماند، درآمدی را نشان می‌دهد که نداشته‌اید.

ولی طلب یا دریافتی‌اش دست‌نخورده می‌ماند

این نیمهٔ دوم مهم‌تر است. اگر مشتری بابت آن فاکتور پولی داده، آن پول واقعاً به حساب شما آمده. اگر هنوز نداده، طلب شما هم هنوز روی حساب او هست. ابطال در سامانهٔ مؤدیان هیچ‌کدام از این دو را خودبه‌خود پاک نمی‌کند.

چرا؟ چون پول واقعی است و تصمیم دربارهٔ آن با شماست، نه با نرم‌افزار. شاید پول را به مشتری برمی‌گردانید، شاید با فاکتور درست بعدی تسویه می‌کنید، شاید اصلاً قرار دیگری گذاشته‌اید. اگر سیستم خودش تصمیم می‌گرفت و مانده را صفر می‌کرد، حساب مشتری با واقعیت نمی‌خواند و شما بی‌خبر می‌ماندید.

پس بعد از هر ابطال، یک نگاه به حساب همان مشتری بیندازید و تکلیف مانده را خودتان روشن کنید.

تاریخ ابطال را خودتان انتخاب می‌کنید

روی یک فاکتور ثبت‌شده، از «عملیات چرخه حیات» دکمهٔ «ابطال» را بزنید. پنجرهٔ ابطال حالا یک فیلد تازه دارد: «تاریخ و زمان صدور ابطال».

پیش‌فرض این فیلد همین حالا است و در بیشتر موارد همین درست است. ولی اگر تصمیم ابطال مال روز دیگری بوده، مثلاً دیروز با مشتری توافق کرده‌اید و امروز فرصت ثبتش را پیدا کرده‌اید، همان روز را انتخاب کنید. پنجره خودش فقط تاریخ‌هایی را می‌پذیرد که برای این فاکتور مجاز است. تاریخ‌ها مثل همه‌جای برنامه شمسی‌اند و با تقویم شمسی انتخاب می‌شوند.

دکمهٔ «ابطال در سامانه» پایین همین پنجره است. زدنش یعنی درخواست واقعی ابطال به سامانهٔ مؤدیان می‌رود و خود پنجره هم صریح می‌گوید: این عمل قابل بازگشت نیست. اصلاحیه‌ها و برگشتی‌های تأییدنشدهٔ همان فاکتور هم با آن باطل می‌شوند. پس پیش از زدن مطمئن شوید فاکتور درست را باز کرده‌اید. تا این دکمه را نزنید، چیزی فرستاده نمی‌شود و می‌توانید با «انصراف» بیرون بیایید.

برگشت از فروشی که هنوز ارسال نشده را می‌شود پس گرفت

یک مورد نزدیک دیگر: سند برگشت از فروش. گاهی سند برگشت را ثبت می‌کنید و بعد می‌فهمید اشتباه بوده، مثلاً برای فاکتور یا کالای دیگری ثبتش کرده‌اید. اگر این سند هنوز به سامانه ارسال نشده، از صفحهٔ برگشت‌ها با دکمهٔ «پس‌گرفتن سند» می‌توانید آن را پس بگیرید.

این کار یک تأیید می‌خواهد تا اشتباهی انجام نشود. و فقط برای برگشتی است که هنوز ارسال نشده. برگشتی که به سامانه رفته، راه خودش را دارد و با پس‌گرفتن حذف نمی‌شود.

اگر ارسال یا ابطال خطا داد

گاهی سامانهٔ مؤدیان درخواست را نمی‌پذیرد و پیامی برمی‌گرداند. دیجی اینویس این پیام را به فارسی ساده نشان می‌دهد. اگر خواستید معنی یک کد خطا را جداگانه ببینید، راهنمای رایگان خطاهای سامانهٔ مؤدیان را دارید.

ببینید و امتحان کنید

• درس ویدئویی: فاکتور باطل‌شده، پنجرهٔ ابطال با تاریخ، و پس‌گرفتن برگشت را در کمتر از سه دقیقه ببینید: درس ۴۶ — ابطال فاکتور در سامانهٔ مؤدیان: اثرش در دفاتر و گزارش‌ها
• پیش‌نیاز همین درس: اگر هنوز ابطال نکرده‌اید، اول درس ابطال صورتحساب را ببینید.
• در برنامه: فاکتورها ← فاکتور موردنظر ← «بررسی».
• ابزار رایگان: خطاهای سامانهٔ مؤدیان

پرسش‌های پرتکرار

فاکتور باطل‌شده از فهرست فاکتورهایم هم پاک می‌شود؟ نه. فاکتور سر جایش می‌ماند و روی آن نوشته می‌شود که در سامانهٔ مؤدیان باطل شده است. فقط در گزارش‌های مالی و مالیاتی دیگر حساب نمی‌شود.

چرا طلب مشتری بعد از ابطال صفر نشد؟ چون ابطال در سامانه دربارهٔ صورتحساب مالیاتی است، نه دربارهٔ پولی که بین شما و مشتری جابه‌جا شده. تصمیم دربارهٔ آن پول با شماست.

می‌توانم تاریخ ابطال را عقب‌تر بزنم؟ بله، در پنجرهٔ ابطال «تاریخ و زمان صدور ابطال» را روی روزی بگذارید که ابطال واقعاً مال آن بوده، در همان محدوده‌ای که پنجره اجازه می‌دهد. پیش‌فرض همین حالا است.

برگشتی که به سامانه فرستاده‌ام را هم می‌شود پس گرفت؟ نه. «پس‌گرفتن سند» فقط برای برگشتی است که هنوز ارسال نشده. برگشت ارسال‌شده راه خودش را دارد.

ابطال اشتباهی را می‌شود برگرداند؟ نه. پنجرهٔ ابطال هم همین را می‌گوید: این عمل قابل بازگشت نیست. برای فروش درست، فاکتور تازه صادر کنید. به همین دلیل پیش از زدن «ابطال در سامانه» یک بار دیگر فاکتور را نگاه کنید.