دیجی اینویسورودِ تدبیر و سپیدار در یک بعدازظهر: نمونهٔ یک اجرای واقعی
اگر ویدئوی «از تدبیر و سپیدار، یک بعدازظهر» شما را اینجا آورده، این مقاله همان اجرا را با جزئیاتِ بیشتر باز میکند — همان دو فایل، همان مراحل، بدونِ چیزی که در ویدئو نبود.
وقتی میگوییم «ورودِ تدبیر و سپیدار»، معمولاً منظورمان یک توضیحِ نظری است. این مقاله بهجایش یک اجرای واقعی را روایت میکند — با دادهٔ نمونه، نه دادهٔ مشتری — تا معلوم شود این مسیر واقعاً چه چیزی تحویل میدهد.
نقطهٔ شروع: دو فایل، دو مقصد
مسیر «ورود از نرمافزار» دو نوع فایل را میشناسد و با هرکدام رفتارِ متفاوتی دارد:
- خروجیِ فروشِ تدبیر — هر ردیف، یک سندِ فروشِ تجمیعی میشود. مقصدش دفترهای شماست، نه سامانهٔ مؤدیان؛ چون این فروشها را معمولاً قبلاً همانجا ثبت کردهاید، این ورود فقط سابقه را کامل میکند.
- گردشِ حساب/حقوقودستمزدِ سپیدار — یک سندِ حسابداریِ واحد از کلِ فایل ساخته میشود. اینجا سپیدار «تراز آزمایشیِ کامل» نیست؛ دقیقتر بگوییم، گردشِ حساب و حقوقودستمزد است: ردیفهای بدهکار وارد میشوند و طرفِ بستانکار — «حقوق و دستمزد پرداختنی» — پیش از ثبت، در پیشنمایش نشانتان داده میشود، نه بعد از آن.
مراحل کاملِ این مسیر — سهگام «انتخاب فایل → بررسی و تطبیق → نتیجه»، ساختِ مشتریِ تازه از ردیفهای ناشناخته، و «برگرداندنِ» یک ورودِ اشتباه — در انتقال از نرمافزار حسابداری قبلی با جزئیاتِ کاملِ صفحهبهصفحه توضیح داده شده. این مقاله همان مسیر را تکرار نمیکند؛ نتیجهٔ یک اجرای واقعی روی آن را میآورد.
چه اتفاقی افتاد
با یک فایلِ نمونهٔ تدبیر (چند ردیفِ فروشِ ساختگی) و یک فایلِ نمونهٔ سپیدار (گردشِ حسابِ ساختگی)، هر دو مسیر یک بار بهطورِ کامل — از انتخابِ فایل تا زدنِ دکمهٔ نهاییِ ثبت — طی شد. صفحهٔ «نتیجه» شمارِ دقیقِ ردیفهای خواندهشده، قابلِورود و مبلغِ جمع را نشان داد، و پیشنمایشِ سپیدار طرفِ بستانکار را پیش از ثبت نشان داد — دقیقاً همان رفتاری که این مقاله ادعا میکند، نه چیزِ بیشتر.
عددهای دقیقِ همین اجرا (شمارِ ردیف، مبلغِ جمع) در گزارشِ داخلیِ تیم ثبت شده و پس از تأیید به این بخش اضافه میشود؛ تا آن زمان، ادعای این مقاله به رفتارِ مسیر محدود میماند، نه به یک رقمِ مشخص.
یک صداقت دربارهٔ هلو
اگر با هلو کار میکنید، این مسیر امروز کار نمیکند. بهجایِ نشاندادنِ یک گزینهٔ نیمهکاره، تیمِ محصول ترجیح داده این را صریح بگوید: هلو هنوز پشتیبانی نمیشود. اگر منتظرِ آن هستید، از صفحهٔ قیمتها شروع کنید و بقیهٔ حسابداری را همین امروز راه بیندازید؛ وقتی هلو اضافه شود، همین صفحه بهروز میشود.
بعد از ورود، دفترها چه شکلی میشوند؟
سندهای واردشده در نمای حسابدار: دفتر روزنامه، دفتر کل، تراز آزمایشی و سند دستی دقیقاً مثلِ هر سندِ دیگری در دفترِ روزنامه و ترازِ آزمایشی مینشینند — چیزِ جداگانهای برای «سندهای وارداتی» نیست، همان دفترهاست.
اگر میخواهید خودتان امتحان کنید: دورهٔ آزمایشیِ رایگان، بدونِ کارتِ بانکی.
چکلیستِ پیش از ورود — پنج دقیقه که بعداً ساعتها وقت میخرد
قبل از اینکه اولین فایل را بدهید، این چند مورد را چک کنید:
- فایل، خروجیِ خامِ همان نرمافزار باشد. ستونها را دستکاری نکنید — دیجی اینویس قالبِ استانداردِ خروجیِ فروشِ تدبیر و گردشِ حسابِ سپیدار را میشناسد؛ اگر ستونها جابهجا یا حذف شوند، قالب دیگر شناخته نمیشود و پیامِ خطا میگیرید، نه ثبتِ نادرست.
- مشتریان و کالاهای پرتکرار را از قبل در دیجی اینویس بسازید. این کار اجباری نیست — سیستم برای هر ردیفِ ناشناخته «ساختِ مشتریِ تازه» یا «بدونِ مشتری» پیشنهاد میدهد — اما اگر مشتریانِ اصلی از قبل باشند، تطبیق سریعتر و دقیقتر پیش میرود.
- بازهٔ زمانیِ فایل را بدانید. اگر فایل چند ماه را با هم دارد، بهتر است بدانید کدام بازه قرار است چه سندی بسازد، تا در گزارشهای بعدی غافلگیر نشوید.
- یک نسخهٔ پشتیبان از فایلِ اصلی نگه دارید. ورود، خودِ فایلِ منبع را تغییر نمیدهد، اما داشتنِ نسخهٔ اصلی برای مقایسه یا ورودِ دوباره (در صورتِ نیاز) همیشه سودمند است.
بستهٔ کاملِ سپیدار: فراتر از یک فایل
آنچه در این مقاله روایت شد — یک فایلِ تکی از گردشِ حساب — تنها یکی از دو مسیرِ سپیدار است. برای کسی که واقعاً میخواهد کوچ کند، نه فقط یک فایل بدهد، تبِ «بستهٔ سپیدار» چند فایل را همزمان میپذیرد: اسناد، دفاتر، گردشِ کالا و جدولهای استهلاک. هرچه از این مجموعه قابلِورود نباشد، با شمارهٔ برگه و دلیلِ فارسی در «فهرستِ بازبینی» میآید — نه اینکه سکوت کند یا کلِ فایل را رد کند. بعد میتوانید «ثبتِ بخشهای انتخابشدهٔ این فایل» یا «ثبتِ همهٔ فایلهای آماده» را بزنید. نتیجه این است که اسناد به کدینگِ شما مینشینند، موجودیِ اولِ دوره به کاردکس میرود و داراییها به دفترِ دارایی — یعنی مهاجرت، نه فقط واردکردنِ یک فهرست.
اگر یک ورود اشتباه شد
هیچ ورودی برگشتناپذیر نیست. در «ورودهای اخیر»، همان ورود را پیدا میکنید و «برگرداندن» را میزنید. فقط سندهایی که همان ورودِ مشخص ساخته حذف میشوند — بقیهٔ دفترهایتان، از جمله سندهایی که دستی ثبت کردهاید یا از ورودهای دیگر آمدهاند، دستنخورده میمانند. در بستهٔ سپیدار، «برگرداندن» فقط اسناد را پس میگیرد؛ موجودیِ اولِ دوره و داراییهایی که از همان فایل ساخته شدهاند را باید از صفحهٔ خودشان جداگانه حذف کنید — یک نکتهٔ کوچک که پیش از اجرا خوب است بدانید، نه بعد از آن.
چرا «یک بعدازظهر»، نه «چند دقیقه»؟
عنوانِ این مقاله عمداً «یک بعدازظهر» میگوید، نه «سه دقیقه». دلیلش صداقت است: خودِ آپلود و تطبیقِ خودکار سریع است، اما بخشِ زمانبرِ واقعی، تصمیمگیری روی ردیفهای ناشناخته است — کدام مشتریِ تازه واقعاً باید ساخته شود، کدام یکی همان مشتریِ قبلی با نامِ کمی متفاوت است. برای یک فایلِ کوچک، همهٔ این کار چند دقیقه است؛ برای آرشیوِ چندساله با صدها مشتری، واقعبینانهتر است که یک بازهٔ آرام — همان یک بعدازظهر — برایش بگذارید تا با عجله چیزی را اشتباه تطبیق ندهید.
بعد از ورود چه کار کنم؟
اولین کاری که ارزش دارد انجام دهید، نگاهی به تراز آزمایشیِ تازه است. اگر واردات از سپیدار بوده، ردیفِ «طرفِ تراز — خودکار» را چک کنید: عددِ بزرگ در آن ردیف معمولاً یعنی چیزی در فایلِ اصلی جا افتاده یا اشتباه نگاشت شده، نه اینکه دیجی اینویس محاسبه را اشتباه کرده باشد. اگر از تدبیر بوده، فهرستِ سندهای فروشِ تازهساخته را در دفترِ روزنامه مرور کنید و مطمئن شوید مشتریانِ تطبیقدادهانی که خودتان انتخاب کردید درست بودهاند.
چیزی که این ورود انجام نمیدهد
برای اینکه انتظار درست باشد، همانقدر که باید بدانید این مسیر چه میکند، باید بدانید چه نمیکند. کاتالوگِ کالا و خدمات را از تدبیر یا سپیدار وارد نمیکند — کالاها را باید جداگانه در «کالا و خدمات» بسازید یا از قبل ساخته باشید. شناسهٔ مالیاتیِ ردیفبهردیفِ فاکتورهای گذشته را هم منتقل نمیکند، چون آن فاکتورها اصلاً بهعنوانِ فاکتورِ رسمیِ دیجی اینویس دوباره ساخته نمیشوند — سندِ داخلیاند، یادآور، نه رونوشتِ کاملِ تاریخچهٔ مالیاتی. اگر به آن تاریخچه نیاز دارید، همانجایی که تا امروز نگهش میداشتید، مرجعش میماند؛ ورودِ دیجی اینویس فقط دفترهای از اینپس را کامل میکند.
تدبیر و سپیدار یک چیز نیستند — چرا رفتارشان فرق دارد
دلیلِ اینکه این دو مسیر به دو شکلِ متفاوت ثبت میشوند، در ماهیتِ خودِ دادهٔ ورودی است. خروجیِ فروشِ تدبیر، فهرستی از معاملاتِ جداگانه است — هر ردیف یک فروش به یک مشتری، با یک مبلغ. این طبیعتاً به «چند سندِ مستقل» ترجمه میشود. خروجیِ سپیدار اما یک گردشِ حساب است — مجموعهای از تراکنشهای حسابداری که فقط با هم، بهصورتِ یک سندِ موزون، معنا پیدا میکنند. تحمیلِ رفتارِ یکی به دیگری، یا داده را میشکند یا تعادلِ سند را بههم میزند؛ به همین دلیل دیجی اینویس این دو را از هم جدا نگه میدارد، نه اینکه یک واردکنندهٔ عمومی برای «هر فایلِ حسابداری» بسازد که ادعا کند همهچیز را میفهمد.
پرسشهای پرتکرار
سپیدار همان تراز آزمایشیِ کامل است؟
نه دقیقاً. چیزی که وارد میشود گردشِ حساب و حقوقودستمزدِ سپیدار است — ردیفهای بدهکار که سیستم طرفِ بستانکارِ پیشنهادی («حقوق و دستمزد پرداختنی») را پیش از ثبت نشان میدهد، نه یک واردکنندهٔ ترازِ آزمایشیِ عمومی.
هلو را هم میشود وارد کرد؟
هنوز نه. فعلاً فقط خروجیِ فروشِ تدبیر و گردشِ حساب/حقوق سپیدار شناخته میشوند؛ اگر با هلو کار میکنید، این مسیر امروز برایتان کار نمیکند.
این سندها به سامانهٔ مؤدیان میروند؟
نه. سندهای واردشده «فاکتورِ غیررسمیِ (داخلی)» هستند، فقط برای کاملی دفترهای شما — چون فروشهای تدبیر معمولاً قبلاً در سامانهٔ مؤدیان ثبت شدهاند و ثبتِ دوباره یعنی دو بار حساب شدن.
بیشتر بخوانید
همین امروز اولین فاکتورتان را بزنید
دیجی اینویس با دورهٔ آزمایشی رایگان شروع میشود — بدون کارت بانکی، با ارسال مستقیم به سامانهٔ مودیان.
