خروجی دفاتر برای سامانهٔ مؤدیان: قالب خود سازمان، تاریخ شمسی، مبلغ ریالی

اگر حسابدار هستید یا دفاتر کسب‌وکارتان را خودتان نگه می‌دارید، احتمالاً این صحنه را دیده‌اید: خروجی اکسل دفتر روزنامه را می‌گیرید، ستون‌ها با قالبی که لازم دارید نمی‌خواند، تاریخ‌ها میلادی‌اند، و یک عصر کامل صرف جابه‌جا کردن ستون و تبدیل تاریخ می‌شود. یکی از حسابدارانی که با دیجی اینویس کار می‌کنند دقیقاً همین را گفت: ساعت‌ها تاریخ میلادی را دستی درست می‌کرد.

برای همین، در دفتر روزنامه یک خروجی تازه هست: «خروجی دفاتر برای سامانهٔ مؤدیان». این مقاله می‌گوید این فایل چه دارد، از کجا می‌آید، و چه چیزهایی را دیگر لازم نیست دستی درست کنید.

خروجی دفاتر کجاست؟

از منوی حسابداری «دفتر روزنامه» را باز کنید. کنار خروجی‌های همیشگی، مثل اکسل و سی‌اس‌وی و پی‌دی‌اف، دکمهٔ «خروجی دفاتر برای سامانهٔ مؤدیان» را می‌بینید. یک کلیک، و فایل اکسل دانلود می‌شود.

این خروجی فقط فایل می‌سازد. چیزی به سامانه فرستاده نمی‌شود و هیچ سندی در دفاتر شما تغییر نمی‌کند.

فایل چه ستون‌هایی دارد؟

فایل نُه ستون دارد و سرستون‌هایش کلمه به کلمه همان قالب اکسلی است که خود سازمان برای دفاتر منتشر کرده است. سرستون‌ها از روی خود فایل سازمان خوانده شده‌اند، نه از روی حافظه یا یک متن تایپ‌شده. پس لازم نیست ستون‌ها را دستی جابه‌جا یا بازنویسی کنید.

چند نکته دربارهٔ محتوای ستون‌ها:

• حساب کل و معین از کدینگ حساب‌های خودتان درمی‌آید. اگر سطری مستقیم روی حساب کل ثبت شده باشد، ستون معینش خالی می‌ماند، نه اینکه نام کل دوباره تکرار شود.
• ردیف‌ها پشت سر هم شماره می‌خورند.
• جمع بدهکار با جمع بستانکار برابر است، همان‌طور که در دفتر خودتان است.

چرا مبلغ‌ها ریالی است، حتی اگر با تومان کار می‌کنم؟

در دیجی اینویس هر کسب‌وکار واحد نمایش پول خودش را دارد و ما هیچ‌وقت عددهای شما را بی‌صدا تبدیل نمی‌کنیم. این فایل تنها استثنای عمدی است: سرستون مبلغ در قالب خود سازمان «(ریال)» است. اگر عدد تومانی زیر سرستونی بنشیند که ریال می‌خواهد، عددی ده برابر کوچک‌تر ثبت می‌شود. برای همین مبلغ‌های این فایل همیشه ریال صحیح‌اند، حتی اگر خودتان همه‌جای برنامه تومان می‌بینید.

تاریخ‌ها شمسی‌اند

تاریخ هر سطر به شکل شمسی سال/ماه/روز نوشته می‌شود، مثلاً ۱۴۰۴/۰۱/۱۵. قالب سازمان فقط سطر سرستون داشت و هیچ سطر نمونه‌ای نداشت که شکل تاریخ را نشان بدهد. پس شکل تاریخ را خودمان حدس نزده‌ایم؛ همان شکل رایج شمسی را گذاشته‌ایم. اگر روزی سازمان شکل دیگری اعلام کند، همین یک جا عوض می‌شود.

اول بازه، بعد خروجی

خروجی همان بازهٔ تاریخی را می‌گیرد که همین حالا روی صفحهٔ دفتر روزنامه انتخاب کرده‌اید. اگر دفاتر یک سال را می‌خواهید، اول بازه را روی همان سال بگذارید و بعد دکمه را بزنید. این ساده‌ترین جایی است که یک فایل ناقص از آن بیرون می‌آید: بازهٔ پیش‌فرض را فراموش می‌کنید و فقط چند هفتهٔ آخر در فایل می‌آید.

و همهٔ خروجی‌های دیگر هم حالا شمسی‌اند

یک تغییر دیگر که شاید متوجهش نشده باشید: همهٔ خروجی‌های دفتر روزنامه، دفتر کل و تراز آزمایشی، چه اکسل، چه سی‌اس‌وی و چه پی‌دی‌اف، حالا تاریخ را شمسی چاپ می‌کنند. تا پیش از این فقط بعضی خروجی‌ها شمسی بودند و بقیه تاریخ میلادی می‌ریختند. دیگر لازم نیست تاریخ میلادی را دستی تبدیل کنید.

ببینید و امتحان کنید

• درس ویدئویی: دکمه، سرستون‌ها و دانلود فایل را در کمتر از دو دقیقه ببینید: درس ۴۷ — خروجی دفاتر برای سامانه مؤدیان، با تاریخ شمسی
• در برنامه: دفتر روزنامه ← بازه را انتخاب کنید ← «خروجی دفاتر برای سامانهٔ مؤدیان».
• ابزارهای رایگان: همهٔ ابزارهای رایگان دیجی اینویس، از تبدیل عدد به حروف تا محاسبهٔ ارزش افزوده.

پرسش‌های پرتکرار

این دکمه دفاتر را به سامانهٔ مؤدیان می‌فرستد؟ نه. فقط یک فایل اکسل می‌سازد که روی دستگاه خودتان دانلود می‌شود. هر کاری با آن فایل بکنید، خودتان انجامش می‌دهید.

من با تومان کار می‌کنم؛ چرا عددها ده برابر شده‌اند؟ چون سرستون مبلغ در قالب سازمان ریال می‌خواهد. عددها ریال صحیح‌اند، نه ده برابر اشتباه. در بقیهٔ برنامه همچنان تومان می‌بینید.

چرا فایل فقط چند ماه را دارد؟ خروجی همان بازه‌ای را می‌گیرد که روی صفحه انتخاب شده است. بازه را روی کل دوره‌ای که می‌خواهید بگذارید و دوباره خروجی بگیرید.

ستون معین بعضی سطرها خالی است؛ ایراد دارد؟ نه. آن سطرها مستقیم روی حساب کل ثبت شده‌اند و معینی ندارند. فایل به‌جای تکرار نام کل، معین را خالی می‌گذارد.

خروجی‌های قبلی من که میلادی بودند چه می‌شوند؟ فایل‌هایی که قبلاً گرفته‌اید همان‌طور می‌مانند. از این به بعد هر خروجی تازه از دفتر روزنامه، دفتر کل یا تراز آزمایشی شمسی است.